Time Management, e la balla della mancanza di tempo

Imparare a gestire il proprio tempo è una di quelle nuove capacità e risorse sempre più importanti ai giorni nostri. Essere in grado di padroneggiare il proprio tempo e saperne essere davvero il “capo”, è sempre più importante, che si tratti della tua vita lavorativa o di quella personale.

Il time management (gestione del tempo) è una delle capacità più difficili da sviluppare, in quanto profondamente radicata e incatenata ad abitudini personali che si sedimentano con il tempo. Quando decidi di mettere realmente mano alla tua gestione del tempo, devi fare un importante lavoro sulle tue abitudini e sui tuoi valori.

Un lavoro, che sia davvero efficace, sulla gestione del tempo non può prescindere da un insieme di fattori:

  • AUTOEFFICACIA
  • FORZA DI VOLONTA
  • CAPACITA DI INTERVENIRE SULLE PROPRIE ABITUDINI
  • ANALISI DEI PROPRI VALORI

Solo dopo un attento lavoro su di sé, di tipo introspettivo e valoriale, allora ha senso iniziare a studiare alcune tecniche operative per gestire il proprio tempo.

Sapere che esistono delle tecniche, e cercare di metterle in atto, non ti porterà ad alcun risultato concreto, se prima non hai davvero lavorato su di te. Mi capita spesso, nelle mie sedute di coaching, di affrontare il problema della “mancanza di tempo”. E scoprire SEMPRE che in realtà il tempo c’è, ma c’è anche una grande confusione su come usarlo per essere davvero in pace con se stessi. Spesso il problema sorge a livello di identità e valori, come nel caso delle giovani madri in carriera che entrano in un loop senza fine di conflitti interiori: la donna lavoratrice che confligge con la donna madre. E scarica la colpa, è normale, sulla mancanza di tempo. Per poi scoprire che non è così: il tempo c’è sempre, se sai quello che vuoi davvero e quello che è realmente importante per te.

Non bisogna scomodare nessuna grande teoria sociologica, o nessun teorema di Pareto, per scoprire che avremmo un sacco di tempo libero se realmente ci limitassimo a fare le cose davvero importanti per noi.

Se davvero decidessimo di frequentare solo le persone importanti per noi. Se davvero decidessimo di non rispondere al telefono per le cose che già sappiamo non interessarci. Se davvero imparassimo a dire NO. Ecco, questo è uno dei segreti-valori davvero importanti per gestire il proprio tempo: scopri quando è il caso di dire NO, e fallo.

Che sia sul lavoro o nella vita privata, dire NO ti farà risparmiare un sacco di tempo.

Dire NO ti farà guadagnare una marea di tempo per le cose davvero importanti per te.

Quindi, ricordati che se ti limiterai a studiare/imparare/applicare (per quanto possibile!) unicamente delle tecniche senza prima esserti messo a confronto con te stesso… starai solo PERDENDO TEMPO!

 

Ecco, detto questo, ora ti posso accennare tre tecniche che potresti trovare molto utili per gestire in modo migliore e più funzionale il tuo tempo.

Sono tre tecniche pratiche per trovare il tempo per raggiungere i tuoi obiettivi

Tutti noi continuiamo a cercare più tempo. Ma il tempo è lì, davanti ai nostri occhi: 86.400 secondi ogni giorno. Smetti di cercare il tempo. Il tempo è lì, per tutti in egual misura. Devi solo imparare a sfruttare al meglio quello che ci è stato dato.

Eccoti allora 3 tecniche per migliorare la tua gestione del tempo.

Tecnica del pomodoro e legge di Parkinson

Questa tecnica ideata da Francesco Cirillo è semplice e efficace:

  • scegli un’attività da svolgere.
  • Imposta il pomodoro su 25’: si dai il classico timer a forma di pomodoro che si utilizza in cucina! Sono sicuro che ne avrai visto qualcuno in vita tua!
  • Lavora sull’attività scelta finché il pomodoro non suona e poi fai un segno su un foglio di carta.
  • Fai una breve pausa (5 minuti possono andare).
  • Ogni 4 pomodori, concediti una pausa più lunga.

Questa tecnica è ottima per prepararsi ad un esame universitario o per lavorare ad un progetto di lavoro importante. Inoltre, il timer a forma di pomodoro in bella vista ti permette di applicare al meglio la legge di Parkinson, che ora andiamo a vedere un po’ più da vicino.

 “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Cyril N. Parkinson

Se è vero che più tempo abbiamo, più ne sprechiamo, è anche vero il contrario: quando il tempo scarseggia, tendiamo a lavorare per priorità e con maggiore efficacia!

– tempo = + motivazione

Una scadenza ravvicinata ci costringe a focalizzarci sugli obiettivi che dobbiamo raggiungere dato che il rischio di non riuscire a completare il lavoro, e tutto ciò che ne può conseguire, ci motiva. Ci motiva fortemente.

Se sei un procrastinatore sfegatato, sai benissimo che una scadenza imminente a volte è l’unica cosa che ti spinge realmente ad agire.

Cerchiamo di capire adesso come possiamo utilizzare la legge di Parkinson per imparare a fare di più con meno tempo.

Quando devi completare un’attività, prova ad utilizzare questa applicazione pratica della legge di Parkinson:

  • immagina quanto tempo potresti impiegare per completare un’attività
  • dividi per 2 il tempo immaginato
  • imposta un timer ben visibile con la nuova scadenza
  • PARTI!!!

Avere una scadenza sfidante per completare un’attività ti da l’impulso ad agire immediatamente permettendoti di rimanere davvero focalizzato sull’obiettivo. Ovviamente devi essere onesto con te stesso, e pretendere cose sia rilevanti che realistiche!

Il sistema Autofocus

Gestire il tempo spesso significa gestire le proprie attività nel modo più efficace. Per organizzare la tua to-do-list  ti voglio parlare di un immediato e semplice da applicare: il sistema Autofocus di Mark Forster.

Ecco come funziona:

  • Prendi un quaderno e scrivi una lista di tutte le cose che devi fare
  • Scorri velocemente tutti gli elementi dell’elenco, senza fare niente
  • Rileggi nuovamente la prima pagina del quaderno, con più attenzione, leggendo una dopo l’altra le tue attività finché non trovi quella che ti ispira maggiormente
  • Lavora su quella attività per il tempo che ritieni opportuno
  • Cancella l’attività dalla tua lista e, se non l’hai completata, rimettila alla fine della tua lista
  • Torna sulla prima pagina e ripeti il punto 2 e 3
  • Passa alla prossima pagina e ripeti il processo
  • Se nessuno degli elementi sulla pagina ti ispira, allora abbandona quelle attività tenendone traccia con un evidenziatore (questo non vale per l’ultima pagina dove stai raccogliendo le attività incomplete o che ti saltano in mente di volta in volta)
  • Arrivato all’ultima pagina, ricomincia dalle pagine ancora attive

Grazie a questo sistema noterai un notevole incremento nel volume di lavoro svolto a parità di tempo!

Questo sistema ti permette di sviluppare:

  • Assenza di stress (non avrai grande resistenze da superare)
  • Focalizzazione sulle cose importanti
  • Svolgimento molto più veloce delle attività di routine

Il sistema fornisce una impostazione che bilancia la parte razionale e quella intuitiva della tua mente, e questo gli permette di agire in modo davvero efficace e funzionale.

Questo ci fa capire come non sia possibile governare la nostra vita solo con l’uso della razionalità: la nostra mente non agisce unicamente su un terreno razionale. Lo stesso discorso vale però a parti inverse: se cerchiamo di vivere solo seguendo le nostre naturali inclinazioni sicuramente avremmo una forte tendenza ad essere dispersivi e assolutamente non performanti: un caos totale, fidati.
Quando invece queste due modalità sono in equilibrio tra loro, siamo in grado di prendere decisioni razionali che sono in accordo con le nostre sensazioni ed emozioni.

I 4 quadranti di Stephen Covey

Stephen Covey è il guru della Crescita Personale.

Uno dei principi suggeriti dal Dr. Covey per gestire al meglio il proprio tempo è quello dei 4 quadranti:

Considerando le variabili di importanza ed urgenza, qualsiasi attività può ricadere in una di queste 4 categorie:

  • Q1 – Le crisi. Sono attività importanti e urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: preparare un esame 3 giorni prima della prova, predisporre un documento per un cliente a pochi giorni dalla scadenza. Se le tue giornate sono piene di queste attività, non puoi gestire il tuo tempo: sono loro che lo gestiscono. Dovrai sempre affrontare delle crisi, ma puoi farle diminuire nel numero, cercando di spostare queste attività nel quadrante…
  • Q2 – Le opportunità. Sono attività importanti, ma non urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: fare sport, fare delle visite di check-up, pianificare il lavoro, lavorare per realizzare un proprio sogno, etc. Più tempo dedichi a queste attività, meno crisi dovrai affrontare. Ogni minuto investito nel secondo quadrante, ti offrirà lauti interessi nel futuro.
  • Q3 – Le interruzioni. Sono attività non importanti, ma urgenti. Rientra in queste attività rispondere ad alcune telefonate o e-mail. Se continui a passare il tuo tempo rispondendo alle urgenze degli altri, non potrai mai gestire il tuo tempo.
  • Q4 – Le sciocchezze. Queste attività non sono ne importanti, ne urgenti.

Ecco, adesso hai alcuni strumenti importanti per iniziare a gestire al meglio il tuo tempo. Non dimenticarti la parte preliminare all’applicazione di questa gamma di strumenti.

 

Come gestire meglio il tempo? Ecco, dopo aver letto questo articolo, vieni ad approfondire dal vivo. Teniamo un corso breve di GESTIONE DEL TEMPO, da noi a Marketing Specifico.

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